Sistema Online de Gestão de Consultórios Odontológicos


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Quem tem prioridade na recepção do seu consultório odontológico? Telefone ou paciente?

Veja a seguinte situação: Um paciente está na recepção e o telefone toca.Quem deve receber atendimento prioritário: a pessoa de pé, no balcão, ou a pessoa que está ligando? Por quê?

Falando de forma popular, “fazer malabarismos” com as atividades diárias é um dos muitos talentos de uma boa recepcionista.

O ideal seria ter sempre duas pessoas na recepção, uma para cuidar do financeiro (recebimentos, relatórios financeiros, fluxo de caixa) e outra para atender o telefone e realizar os agendamentos.

No entanto, sabemos que em muitos consultórios, ter duas pessoas na recepção é um “luxo” que, as vezes, tem alto custo. Mas existem formas de lidar com essas situações dispondo apenas de mudanças de atitudes.

A recepcionista pode falar para o paciente que se aproxima da mesa: “Eu vou pedir o seu número para que eu possa ligar depois.” Quando atender o telefone deve deixar o paciente do outro lado da linha saber que o consultório está movimentado e que gostaria de lhe retornar em, no máximo, 15 minutos. Tudo isso levará média 20 segundos.

O segredo é ser firme e educada ao mesmo tempo. Se a pessoa no telefone persistir, ela deve transparecer que está feliz para discutir a questão quando retornar a chamada. Nesse momento o paciente que está esperando no balcão verá que seu atendimento é prioritário, e o paciente no telefone ainda vai sentir que a sua ligação é importante. O ideal é que ninguém se sinta ignorado.

E se a recepcionista estiver no telefone quando o paciente entrar?

Nesse caso, quando o paciente se aproxima da mesa, ela receberá o paciente com um sorriso e aceno de cabeça. Ela vai encerrar rapidamente a conversa no telefone ou colocar a chamada em espera, dizendo que ligará de volta, e cuidar do paciente no consultório. O paciente que está dentro do consultório tem prioridade sobre o telefone, pois saiu de algum lugar para estar lá, ao passo que o do telefone tem exercido um esforço menor, que é apenas fazer uma ligação.

O ideal é que se tenha um equilíbrio entre o paciente da recepção e o paciente do telefone, uma vez que os dois são importantes.

Cuidados simples como esses fazem a diferença para o paciente e, automaticamente, valorizam ainda mais o seu consultório, uma vez que os seus pacientes se sentirão importantes e valorizados e falarão muito bem do atendimento que eles recebem ao entrar no seu consultório, gerando assim um marketing   “boca a boca” espontâneo.

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Criando uma máquina de vendas: O poder e influência de uma indicação!

Você já deve ter ouvido falar do famoso “boca a boca” e talvez não saiba que ele é uma poderosa ferramenta de comunicação para sua clínica.

O “boca a boca” é uma das mais antigas e efetivas formas de fazer marketing, nunca saiu e nunca sairá da moda, em todos os segmentos.

Na odontologia não poderia ser diferente. Pesquisas mostram que 50% de uma venda já está garantida quando um paciente chega através de uma indicação. E o que isso significa?

Significa que VOCÊ tem uma equipe de vendas, com um custo extremamente baixo, que são os seus próprios pacientes. Como toda equipe de vendas seus pacientes precisam ser treinados e munidos de informações sobre os seus serviços. Mas como motivar seus pacientes a fazerem esse trabalho para você? Você precisa ensiná-los sobre você.

Ajude-os a perceber que você é diferente e automaticamente eles começarão a se munir de informações sobre você. Fale, de forma natural, quais são os seus diferenciais tecnológicos. Lembre-se de informa-los das novidades que são postadas no seu site, tudo isso com muita naturalidade. As pessoas precisam ouvir, sentir, ver e experimentar uma mensagem de cinco a sete vezes antes de se lembrar dela. Lembre-se, você dever ser capaz de fazer com que ele seja o seu melhor vendedor. A repetição é a chave para aprender, lembrar e consequentemente compartilhar.

Reconheça e valorize o trabalho deles.

Toda equipe de vendas precisa ser reconhecida pelo bom trabalho que faz. Então não se esqueça de expressar gratidão aos seus pacientes, nem que seja através de um simples e-mail, SMS ou uma carta manuscrita com uma nota de agradecimento. Para isso, não esqueça de perguntar aos novos pacientes de quem foi a indicação e documentar.

Você deve ir um pouco além das simples perguntas como “Você veio através de alguma indicação?”, mas também perguntas mais elaboradas: “O que levou você para o nosso site?”. Os novos pacientes podem dar crédito ao site mesmo que tenham ouvido falar pela primeira vez sobre você por seus amigos. Além disso, se eles disserem que um amigo indicou, você deve ir um pouco mais fundo. Diga: “Enviarei uma nota pessoal para agradecer-lhe a confiança em nós”. Isso deixará uma boa impressão com os novos pacientes e pode até mesmo incentivá-los a indicar outros pacientes.

Comece agora mesmo a conquistar.

Forme a sua equipe de vendas de pacientes. Cuide deles e trate-os muito bem. Entregue-lhes informações e os eduque, em seguida peça para fazer o que você deseja. Eles compartilharão a mensagem se eles finalmente perceberem o cuidado especial que você tem com eles. Em troca, você terá novos pacientes da melhore fonte de referência possível. O marketing externo também é importante, mas sinta-se confiante de que cada um dos seus novos pacientes podem enviar dois ou mais. Com isso, maximiza o ROI (retorno sobre investimento) minimizando os custos e aumentando o lucro.

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Saiba quais os benefícios da utilização de cartões de crédito e débito em sua clínica odontológica

Aceitar cartões de crédito e débito tornou-se uma necessidade em todos os segmentos e não seria diferente na odontologia. Recente pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs) aponta que aproximadamente 77% dos brasileiros têm cartão de crédito ou débito.

Os clientes cada vez mais querem pagar suas contas com cartão de crédito ou débito por causa da facilidade, conveniência, capacidade de gerenciar melhor suas finanças, bem como a oportunidade de ganhar pontos, milhas e outras recompensas. Há muitos benefícios em aceitar cartões de crédito e de débito, incluindo a redução da inadimplência, aumento da produtividade dos funcionários e o aumento do fluxo de caixa, uma vez que os valores das operadoras de cartões são geralmente depositados em sua conta no prazo médio de dois dias úteis.

O acesso mais rápido ao seu dinheiro também significa que você pode pagar suas contas antecipadamente caso tenham descontos, cobrir a folha de pagamento, além de ter um fluxo mais consistente dando-lhe a possibilidade de fazer compras à vista, quando for viável e necessário, sem necessidade de colocá-las para o futuro. Porém, antes de definir se vai começar a utilizar o recebimento via cartão de crédito, é preciso ter certeza que o seu negócio obterá vantagens com essa decisão.

Então, antes de começar a utilizar o recebimento com cartão de crédito, faça uma pesquisa com o seus clientes e veja se há realmente essa necessidade. Procure informações sobre as taxas que são cobradas e faça a escolha que melhor se encaixar no seu perfil.

Até a próxima!

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Como o Google pode ajudar você a obter mais pacientes

Como proprietário de uma clínica odontológica, você quer continuar a crescer. E todos nós sabemos o porquê: MAIS PACIENTES = MAIS DINHEIRO.

Significa, também, que você pode ajudar mais pessoas que precisam de sua experiência e, em consequência, mais dinheiro você receberá por isso.

Mas como obter novos pacientes e como eles chegarão até você?

O mundo está mudando com as novas tecnologias a cada dia. Por isso há novas ferramentas on-line para ajudá-lo a fazer o marketing com facilidade e eficácia.

Ter um bom site é o primeiro passo para isso, mas além disso é necessário que o seu site seja visto pelo grande SEO orgânico (que é um grande tema para outro dia). Para isso você precisa olhar para ferramentas de marketing fantásticas que o Google oferece aos pequenos negócios.

Acompanhamento de anúncios

Estes são fantásticos! Você basicamente só tem que incorporar pequenos detalhes de código em seu web site. Em seguida, o Google irá acompanhar cada um dos visitantes do seu site. Se um desses internautas anônimos não se conectar com a sua clínica (preencher um formulário de contato, agendar uma consulta, etc), o Google vai mostra-lhes o acompanhamento e anúncios projetados especificamente para atraí-los de volta para o seu site para agendar um compromisso.

Estes anúncios podem aparecer em qualquer um dos milhões de sites na Rede de Display do Google, até mesmo nos mais acessados, ​​como a GLOBO.com e UOL.com.br. A ideia central é fazer com que você não perca os seu potenciais clientes. Uma vez que eles entrarem no seu site o Google se encarrega de mostrar-lo mais vezes enquanto eles navegam em outros portais através dos anúncios de acompanhamento.

 Pesquisas recentes mostram que 80% das vendas são feitas entre o quinto e o décimo segundo contato.

Basicamente isso significa que, se você não está acompanhando, você está deixando uma grande maioria de seu potencial de receita em cima da mesa.

Muitas clínicas já utilizam anúncios de acompanhamento do Google e tem obtido excelentes resultados, mas não se esqueçam que isso tem que ser feito de forma profissional para que você tenha bons resultados.

Pagamentos por clique

Nessa você só paga quando uma pessoa clica em seu anúncio. Esses anúncios não são concebidos como anúncios de acompanhamento. Eles estão introduzindo perspectivas de qualidade on-line já à procura de serviços odontológicos.

Agora você pode estar pensando: “Se há hoje,mais ou menos,  um bilhão de pessoas na internet, como é que eu vou ser visto pelas pessoas certas?” O Google é uma espécie de “sabe tudo sobre todos” na Internet e ele permite que você escolha qual a demografia que você deseja alcançar para restringir quem verá os seus anúncios.

Especialmente para os dentistas, é fundamental para direcionar as perspectivas com anúncios on-line. Você não quer alguém nos EUA vendo os seus anúncios se você trabalha no Brasil. E se clicar sobre ele? Você só paga por um clique de alguém que provavelmente não vai chegar a sua clínica.

Assim, é fundamental para direcionar os internautas locais que têm o nível de renda certa e se encaixam à demografia de sua perspectiva ideal. O Google permite que você faça tudo isso.

Vale lembrar que implementar essas ações não é uma tarefa fácil, mas é possível caso seja realizada por uma equipe de profissionais qualificados.  Espero que as dicas possam ajudar você a aumentar o tráfego do site da sua clínica e potencializar seus lucros.

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5 passos comprovados para reduzir os custos na sua clínica

Para chegar ao sucesso e manter-se no topo, você deve ser capaz de controlar os seus gastos e cortar custos. O excesso é como câncer: ele apenas quer crescer e se espalhar.

A redução de custos deve ser buscada antes de qualquer sinal de crise atingir o seu negócio. Ela visa manter ou conseguir uma vantagem competitiva, uma vez que a concorrência na odontologia está cada vez maior. Seus efeitos são tipicamente expansionistas e, em geral, não sofre restrições por parte dos colaboradores.

Mas, Por onde começar ?

1. Analise suas despesas: Primeiro, você deve olhar para a suas despesas e marcar todos os gastos supérfluos, tais como itens usados ​​para o trabalho, suprimentos, taxas de laboratório, e os benefícios médicos.
Os benefícios estão incluídos e sendo analisados, porque eles devem ser vistos como despesas e não lucro. Se a despesa é pequena e o item raramente é usado, então é supérfluo. É um hábito comum simplesmente ignorar as pequenas despesas. Afinal, você pensa, eles não são tão caros. Mas, você já “pegou” esses itens “baratos” e totalizou um valor anual? Eles vão, de fato, lhe custar milhares de reais a cada ano.

2. Organize as despesas por Categorias: Isso irá lhe ajudar a ter uma visão mais completa do que está acontecendo. Crie categorias suficientes para suprir a sua necessidade de controle financeiro. Poucas categorias deixarão seu controle financeiro muito superficial. Muitas categorias deixarão seu controle financeiro muito detalhado e complexo.

3. Avalie os métodos de compra de suprimentos. Há muitos veículos para a compra de material dentário de hoje, e todos os fornecedores querem o seu negócio. Em vez de comprar por exemplo de 52 fornecedores diferentes, encontre um que esteja servindo bem e rápido.
Tente encontrar um fornecedor que está disposto a dar todo suporte ao seu negócio e, em seguida ofereça-lhe lealdade em troca de benefícios de preços.

4. Encontre um bom laboratório: Se você está fazendo um grande número de remarcações, serviço lento, etc, fale com o seu laboratório de prótese sobre os seus serviços. Mas, tenha cuidado – a relação entre a sua prática e o laboratório é fundamental. O laboratório é o seu parceiro na prática e não apenas uma fonte externa que lhe simplesmente presta serviços.

5. Faça uma análise da sua equipe. Como você sabe, sua equipe é uma parte importantíssima da sua clínica. Eles, além dos serviços que você oferece, reflete quem você é, e como você executa o seu negócio. A formação da equipe é essencial, e ter uma boa equipe é fundamental para o seu sucesso. Perguntas como:
Você continuará a dar aumentos aos funcionários porque outro ano se passou?
A sua equipe cresceu na sua capacidade de agregar valor ao seu negócio?
Devem ser respondidas. Se assim for, o dinheiro investido em sua equipe vai voltar como o aumento do lucro em uma prática bem executada.

Qualquer empresa hoje que não está observando os seus custos, e só está a gastar dinheiro para promover o negócio, certamente vai encontrar-se em apuros.

Então, se lembre sempre de avançar mais rápido para evitar que isso aconteça.

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Motive sua equipe

A formação de uma equipe interdisciplinar e multiprofissional é a junção perfeita para o bom funcionamento de um consultório odontológico. Funcionários motivados, capacitados e acessíveis buscam a melhoria da qualidade do atendimento e do relacionamento interpessoal com o cliente.

Para isso, entenda as necessidades do seu consultório, padronize o atendimento, instrua seus colaboradores, compreenda as competências de cada um e credite a eles autonomia que para que haja um fluxo de inter-relações capazes de fazerem o estabelecimento funcionar de forma harmoniosa, principalmente no atendimento, que o encaminhará para os demais setores.

Seguem algumas dicas, COMPROVADAS, de como cuidar de sua equipe

  • Planejar, pensando no agora e depois, visando condições para tal;
  • Executar as atividades propostas;
  • Supervisionar e orientar a equipe para guiar, motivar e gerar resultados;
  • Somar as contribuições individuais, formando um conjunto para o resultado das decisões tomadas anteriormente;
  • Promover treinamentos específicos capacitando-os às atividades propostas;
  • Fazer com que os seus colaboradores percebam o resultado daquilo que faz, como incentivo de continuar o fazendo;
  • Reconheça e valorize-os;
  • Seja positivo, entusiasmado, enérgico, e ofereça um ambiente de trabalho agradável a ele;
  • Seja flexível e construa saberes em equipe;
  • Invista financeiramente;
  • Tenha uma comunicação clara e objetiva, o que facilita o entendimento e, consequentemente, o desempenho;
  • Trate o seu colaborador como se fosse um dos seus pacientes.
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Você é um Dentista caçador ou fazendeiro?

Relacionamento com o cliente – Você é um Dentista caçador ou fazendeiro? Além de exercer muito bem a profissão, os dentistas precisam ser excelentes vendedores. Mas afinal, o que os dentistas vendem? Vendem sorrisos, ou ao menos é isso que deveriam vender.

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