Sistema Online de Gestão de Consultórios Odontológicos


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business hands of teamwork in an office in a meeting room

Você está motivando sua equipe da maneira correta?

Uma rotina odontológica é composta de indivíduos que trabalham juntos como uma equipe, sendo função de todos a manutenção de uma equipe motivada e otimista, mas você  como o dentista, deve ser o mentor inicial dessa  motivação. Mas, e se diante das circunstâncias do dia-a-dia, você perceber que sua equipe começou a vacilar, o que fazer? Você precisa inovar para conservar todos focados no desenvolvimento do melhor trabalho possível. Veja como manter sua equipe motivada, para que você possa criar a equipe dos seus sonhos.

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Faça mais com menos – 3 poderosas dicas para você e sua equipe produzir mais

Minha equipe não entende o que precisa ser feito.

Por que a minha secretária não é mais proativa?

Minha equipe poderia produzir mais.

Isso soa familiar para você?

Frequentemente estes e outros comentários são muito comuns à equipe de dentistas o que gera uma constante fonte de frustração.

Enquanto os colaboradores cometem erros e executam as tarefas abaixo das expectativas, por vezes, os dentistas devem perceber que eles são os líderes da sua clínica e de sua equipe. Se a equipe não está se saindo bem em alguma área, algumas perguntas devem ser respondidas:

  1. Ela recebeu a formação adequada?
  2. Será que a execução das suas tarefas estão documentadas passo-a-passo?
  3. Tem desde o dentista e cada membro da equipe uma descrição do seu trabalho por escrito detalhando as suas responsabilidades e deveres?
  4. Será que a sua clínica fornece treinamento e incentivo para ajudar a equipe quando as coisas dão errado, e elogios quando as coisas dão certo?

Construir uma equipe melhor começa com você dentista.

Você pode tornar tudo mais fácil para que a sua equipe tenha um bom desempenho. Isso significa dar aos colaboradores as ferramentas certas para que eles possam executar suas tarefas com excelência e se sobressair em suas posições.

Aqui estão três maneiras de ajudar seus colaboradores a melhorar o desempenho: 

1) Comunicação constante – Mantenha sempre a sua equipe informada sobre o que está acontecendo. Compartilhe com seus colaboradores qual é a visão e os objetivos da sua clínica (Missão, visão e valores).  Faça pequenas reuniões diárias (Daily Meeting) e uma reunião mensal para manter todos alinhados. A reunião diária, realizada a cada manhã, dá toda a equipe uma noção do que se esperar do dia trabalho que está começando, como retornos de pacientes, consultas abertas, serviços de laboratórios,etc. Na reunião mensal deve se concentrar em questões mais amplas, como a substituição ou melhoria dos processos, treinamentos de atendimento ao cliente entre outros.

2) Clareza nas expectativas - Para um bom desempenho, os membros da equipe precisam saber o que eles devem realizar, isso ajuda a compreender totalmente o que fazer  e quando fazer suas tarefas . As tarefas específicas que precisam ser concluídas em um determinado dia, devem ser transmitidas aos membros da equipe na reunião diária (Daily Meeting).  Deixe claro a importância da tarefa dele no processo e o quanto é importante que ela seja bem realizada para a equipe obter o sucesso.

3) Treinamento - Como as mudanças na odontologia, os membros da equipe precisam atualizar suas habilidades. Assim como os dentistas são obrigados a fazer uma certa quantidade especializações, os membros da equipe, tanto clínicos e administrativos, também devem receber treinamento em temas apropriados frequentemente, para que eles possam se manter em constante evolução.

Conclusão

Todos são peças importantes no trabalho em equipe, cada um representa uma pequena parcela do resultado final, quando um falha, todos devem se unir, para sua reconstrução. Use as três ferramentas descritas aqui para ajudar sua equipe a ter sucesso. Você vai ser um líder melhor, e você vai ter uma equipe mais forte como resultado.

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Como atrair mais pacientes para a clínica odontológica

Nos dias de hoje, é muito difícil conquistar e manter os pacientes satisfeitos em uma clinica odontológica. Isso se deve ao fato de que toneladas e toneladas de convênios odontológicos e o numero exacerbado de novos profissionais formados na área e com serviços de preços baixos, faz com que muitos pacientes particulares deixem seus antigos planos odontológicos, fazendo com que vários profissionais tenham que buscar novas estratégias para aumentar o rendimento em suas clínicas. Como muitos podem achar isso difícil, acabam desistindo. Porém, estamos na era da informação, e aqui vão algumas dicas para aquele empreendedor ou trabalhador que atua em uma clinica odontológica conseguir atrair mais pacientes.

Descubra qual público atingir

Antes de mais nada, é muito importante pesquisar o local no qual a clínica vai se instalar, descobrir qual público atingir e como fazer para se destacar dentre as demais no mercado. Após descobrir a qual público se dedicar, deve-se adotar uma estratégia para fidelizar os mais antigos. Para aqueles que querem aumentar o número de pacientes em suas clinicas, é importante estar atento a tal aspecto.

Ter um plano de marketing

É aqui que sua clínica pode evoluir ou ‘atrofiar’ no mercado. Nesse processo deve ser enfatizado o motivo de as pessoas escolherem a sua clínica, e para isso, o plano de marketing deve deixar bem claro que a sua clinica é melhor do que todas localizadas na mesma região, com alta tecnologia, profissionais gabaritados etc.

Quando a clinica se tornar popular na região, a propaganda deve mudar um pouco e focalizar no preço. Após o crescimento da clinica, os outros aspectos já conhecidos, como preços, não ganham tanta importância; assim voltando a atenção para o tipo de plano oferecido pela clinica. Uma boa ferramenta de divulgação é através da internet, já que é possível criar uma página na web sobre a clínica e conseguir atrair mais pessoas através do perfil da mesma em uma rede social, com posts destacando os pontos positivos do serviço de odontologia lá oferecido e incentivando o compartilhamento desses posts para que mais pessoas sejam atingidas.

Atendimento diferenciado na clínica odontológica

Não adianta fazer um marketing excelente se o atendimento não for impecável. Para que a pessoa volte para a sua clinica, é preciso que ela se sinta bem para fazê-lo. Um bom atendimento feito pelos funcionários irá transmitir segurança, profissionalismo e vai proporcionar até bons serviços. Essa é uma boa forma de diferenciar vários pontos entre uma boa e a má clinica.

Profissionais qualificados para a clínica odontológica

Ter profissionais qualificados na clinica da uma notória reputação entre os pacientes ainda sem consultório, pois isso também vai transmitir uma boa imagem sobre a sua clinica. O fato de ter bons profissionais é melhorado quando os mesmos têm uma boa qualificação acadêmica, sendo Mestres e Doutores e realmente fazem uma boa diferença quando os pacientes vão escolher onde tratar seus problemas clínicos.

Profissionais qualificados com bons equipamentos também transmitem segurança para os pacientes e, fazendo com que esses pacientes compartilhem suas experiências que obtiveram na clinica com parentes e amigos, mais pessoas chegarão à clinica odontológica e os negócios entrarão em uma evolução contínua.

#ContinueEvoluindo

 

 

 

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7 Frases poderosas que você deve usar em seu consultório odontológico

Você provavelmente já ouviu isso milhares de vezes: “Sorria quando atender o telefone e as pessoas vão ouvi-lo!”

É absolutamente verdade! É uma das ações mais impactantes que a recepção pode fazer ao atender uma ligação. O telefone é a alma do seu negócio. Hoje, mais do que nunca, uma clínica odontológica precisa estar preparada para criar um bom relacionamento com os pacientes.

Então, como você aprofunda o relacionamento no telefone além de um sorriso? O segredo está em como você transfere confiança para o paciente que ligou. Aproximadamente 60% das novas chamadas não convertem em pacientes porque as recepcionistas não fizeram um bom atendimento e inúmeras oportunidades são perdidas todos os dias devido a esses deslizes que poderiam facilmente ser evitados.

Fizemos uma compilação com algumas frases que são poderosas para criarem as melhores conversões através de ligações telefônicas após saudação inicial.

1. “Que bom receber sua ligação.”

Esta frase transmite à pessoa que ligou a importância que sua clínica dá aos pacientes, fazendo-o perceber que sua ligação é bem vinda. As pessoas gostam de serem bem atendidas.

2. “Obrigado! Por favor! Como posso ajudá-lo?”

É incrível a rapidez com que as pessoas se esqueçam que é um privilégio servir outras pessoas. Adquira o hábito de dizer essas três frases mágicas quando você conhece novos possíveis pacientes. Estas três frases podem abrir as portas de forma que você nunca imaginou ser possível. Devemos usá-las não somente para construir uma estratégia de confiança com os pacientes, mas também para nossa vida.

3. “Sim, nós fazemos.”

SIM e NÃO são duas palavras muito poderosas. Dentistas que dizem sim estão ocupados. Dentistas que não dizem SIM o suficiente podem não estar ocupados o suficiente. Vivemos em um mundo de SIMS. As pessoas não querem ouvir a palavra NÃO. Certifique-se de que seus pacientes estejam ouvindo SIMS quando ligarem pra você. “Sim, você ligou no lugar certo.” “Sim, nós podemos ajudá-lo com o seu plano.” “Sim, estamos aceitando novos pacientes e podemos recebê-lo para o atendimento ainda nesta amanhã!”

4. “Isso é exatamente o que o Dr. faz de melhor!”

Os pacientes muitas vezes são hesitantes, nervosos e confusos quando ligam. Um atendimento hábil precisa construir a confiança dos potenciais novos pacientes e, em seguida transferir a confiança para o profissional que irá atende-lo. Nada melhor para o paciente do que confiar nas pessoas que estão cuidando da sua saúde. Ele fica animado ao falar sobre o seu dentista ou auxiliar. O seus pacientes estão falando bem de você? Se sim, parabéns! Se não, comece hoje a mudar a forma de recepcioná-los e atendê-los.

5. “Essa é uma grande pergunta. Obrigado por perguntar!”

Essa frase valida a pergunta de quem está ligando e também dá-lhe tempo para considerar a resposta. Ela também transmite que você aprecia o pensamento por trás da pergunta e abre a porta para reunir mais informações.

6. “Eu estou aqui para ajudá-lo.”

Se você tem a resposta ou a necessidade de encontrar a resposta, esta frase poderosa diz: “meu foco é você”. Muitas vezes as ligações dos pacientes são transferidas onde é dito “que não é o meu trabalho” ou mesmo “não sei, você terá que procurar sozinho.” Atender o novo paciente com atitude de servi-lo e resolver o seu problema é uma excelente maneira de demonstrar o nível de atendimento que podem esperar em sua clínica.

7. “Existe alguma coisa que eu possa fazer por você?”

Esta é uma ótima maneira de finalizar uma ligação. Certifica que foram respondidas todas as perguntas feitas por ele e transmite que você já ouviu e prestou atenção.

O crescimento e desenvolvimento de qualquer clínica odontológica dependem fortemente da atração e retenção de novos pacientes. A primeira vez que novos pacientes têm contato com a sua clínica é quando decidem pegar o telefone e discar o seu número.

Como você vai criar uma experiência excepcional para o seu NOVO PACIENTE amanhã?

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entrevista

O que é necessário para se formar uma boa recepcionista?

Sabemos que a recepcionista é a primeira pessoa que o paciente vê ou ouve quando visita ou liga na sua clínica. Ela não é somente responsável por ajudar pacientes que chegam e saem, mas também de manter agenda atualizada, recebimento de materiais de laboratórios, atender o telefone e outras atividades que ocorrem eventualmente, além de precisar ser uma pessoa envolvente e que deixe as pessoas à vontade.

Você dentista ou administrador de uma clínica odontológica deve se atentar a alguns fatores na entrevista, antes da contratação.

Experiência

Prefira candidatas que tenham experiência como recepcionista e/ou secretária, de preferência que tenham algum tipo de formação voltada a administração na área de saúde. Candidatas que tenham experiência com voluntariado em entidades e/ou eventos deverão receber atenção especial.

Personalidade

Tente identificar na entrevista a personalidade da candidata, veja se ele é amigável, flexível, atenciosa. São fatores muito importantes para uma recepcionista, lembrando que ela é a primeira pessoa que o paciente interage com quando ele entra ou liga para o consultório.

Comunicação

Boa capacidade de comunicação escrita e verbal são pré-requisitos para uma boa recepcionista. Isso é extremamente importante, pois, além de todos os “malabarismos” que ela realiza no dia a dia, ela será um dos recursos de marketing.

Conhecimentos de informática

Economize tempo e dinheiro com a contratação de uma recepcionista que já tenha conhecimento de informática básica e esteja familiarizada com softwares de gestão. Isso a ajudará muito no seu dia a dia, pois os softwares otimizam as tarefas corriqueiras como fazer confirmação dos agendamentos, lembrar dos aniversariantes do mês, extrair relatórios financeiros, dentre outras.

Essas são algumas dicas extremante importantes que você deve checar antes de contratar uma recepcionista. Caso você já tenha uma recepcionista e anseia por melhores resultados, invista no seu funcionário, mostre o quanto ele é importante para todo o processo e o quanto ele precisa estar comprometido. Invista em cursos de capacitação profissional de acordo com o perfil da sua clínica, que também é o seu perfil.

E não se esqueça que a melhor forma de fazer tudo isso é pelo exemplo.

Até a próxima.

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recpcionista

Quem tem prioridade na recepção do seu consultório odontológico? Telefone ou paciente?

Veja a seguinte situação: Um paciente está na recepção e o telefone toca.Quem deve receber atendimento prioritário: a pessoa de pé, no balcão, ou a pessoa que está ligando? Por quê?

Falando de forma popular, “fazer malabarismos” com as atividades diárias é um dos muitos talentos de uma boa recepcionista.

O ideal seria ter sempre duas pessoas na recepção, uma para cuidar do financeiro (recebimentos, relatórios financeiros, fluxo de caixa) e outra para atender o telefone e realizar os agendamentos.

No entanto, sabemos que em muitos consultórios, ter duas pessoas na recepção é um “luxo” que, as vezes, tem alto custo. Mas existem formas de lidar com essas situações dispondo apenas de mudanças de atitudes.

A recepcionista pode falar para o paciente que se aproxima da mesa: “Eu vou pedir o seu número para que eu possa ligar depois.” Quando atender o telefone deve deixar o paciente do outro lado da linha saber que o consultório está movimentado e que gostaria de lhe retornar em, no máximo, 15 minutos. Tudo isso levará média 20 segundos.

O segredo é ser firme e educada ao mesmo tempo. Se a pessoa no telefone persistir, ela deve transparecer que está feliz para discutir a questão quando retornar a chamada. Nesse momento o paciente que está esperando no balcão verá que seu atendimento é prioritário, e o paciente no telefone ainda vai sentir que a sua ligação é importante. O ideal é que ninguém se sinta ignorado.

E se a recepcionista estiver no telefone quando o paciente entrar?

Nesse caso, quando o paciente se aproxima da mesa, ela receberá o paciente com um sorriso e aceno de cabeça. Ela vai encerrar rapidamente a conversa no telefone ou colocar a chamada em espera, dizendo que ligará de volta, e cuidar do paciente no consultório. O paciente que está dentro do consultório tem prioridade sobre o telefone, pois saiu de algum lugar para estar lá, ao passo que o do telefone tem exercido um esforço menor, que é apenas fazer uma ligação.

O ideal é que se tenha um equilíbrio entre o paciente da recepção e o paciente do telefone, uma vez que os dois são importantes.

Cuidados simples como esses fazem a diferença para o paciente e, automaticamente, valorizam ainda mais o seu consultório, uma vez que os seus pacientes se sentirão importantes e valorizados e falarão muito bem do atendimento que eles recebem ao entrar no seu consultório, gerando assim um marketing   “boca a boca” espontâneo.

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